De vraag die ons gesteld werd vanuit gemeente Noord-Beveland
De gemeente Noord-Beveland heeft vijf begraafplaatsen in beheer. In 2020 heeft KYBYS in samenwerking met de gemeente een beleidsplan opgesteld met als doel de begraafplaatsen toekomstbestending te maken. Eén van de uitkomsten van het beleid is het actualiseren van de begraafplaatsadministratie.
Bij veel graven blijkt dat de gegevens van de rechthebbende (contactpersoon) niet meer actueel zijn. Zonder rechthebbende kan de gemeente niet peilen of er nog belangstelling is voor een graf en de rechthebbende kan ook niet bereikt worden bij eventuele vragen.
De gemeente wilde daarom nabestaanden opsporen en nieuwe rechthebbenden registreren.
Onze aanpak / Onze oplossing
Nabestaanden bereiken en administratie optimaliseren
De gemeente had onvoldoende capaciteit om rechthebbenden te achterhalen, wij hebben de gemeente ontzorgd met onze dienstverlening: de BegraafplaatsAdministratieService (BAS).
Onze BAS is een team van medewerkers die gespecialiseerd zijn in de begraafplaatsadministratie. Zij houden zich hier dagelijks mee bezig. Ze staan in contact met nabestaanden, werken met diverse applicaties en zijn goed op de hoogte van relevante wet- en regelgeving omtrent begraafplaatsen. Dankzij deze specialistische kennis konden wij snel inspringen en de gemeente ondersteunen.
Het achterhalen van rechthebbenden vraagt om een zorgvuldige aanpak. We weten dat dit een gevoelig onderwerp is en houden daar rekening mee in onze communicatie. Denk aan het opstellen van op de doelgroep afgestemde leesbare en toegankelijke brieven, informatiebladen met veel gestelde vragen en openbare publicaties om een zo groot mogelijk bereik te realiseren. Daarnaast hebben we speciale informatieborden voor op de begraafplaatsen ontworpen, zodat de boodschap ook visueel en extra duidelijk werd overgebracht.
Het doel van deze communicatie uitingen was om zoveel mogelijk nabestaanden te bereiken.
Bij reacties van nabestaanden beantwoordden wij hun vragen en namen wij de volledige administratieve afhandeling op ons. Wij verstuurden brieven, verwerkten antwoordformulieren en zorgden ervoor dat de applicatie een actuele status van het graf kreeg.
Deze werkzaamheden voerden we ongeveer anderhalf jaar uit, zodat we zeker wisten dat alle bijzondere dagen — zoals verjaardagen, sterfdagen en feestdagen waarop nabestaanden vaak de begraafplaats bezoeken — waren meegenomen.
Om het contact voor nabestaanden laagdrempelig en persoonlijk te maken, hebben wij tijdens de werkzaamheden een speciaal telefoonnummer ingericht waarop we op werkdagen bereikbaar waren. Nabestaanden kwamen zo direct met ons in contact, zonder eerst te worden doorverwezen via een receptie. Dit bespaarde bovendien tijd voor de gemeente, doordat wij rechtstreeks benaderbaar waren.
Tijdens het project speelden wij flexibel in op extra behoeften vanuit de gemeente.
We hebben hen ondersteund met onze BAS tijdens verlof en ziekte van medewerkers, om te voorkomen dat er een achterstand ontstond. Wij namen hierbij tijdelijk de reguliere taken binnen de begraafplaatsadministratie over, zoals het opvoeren van begrafenissen en het uitgeven van vergunningen voor grafmonumenten.
Het resultaat
We hebben uitvoering gegeven aan het begraafplaatsbeleid en hebben de rechthebbenden van circa 600 graven achterhaald.
Hoewel de administratie nog niet helemaal volledig is, is er wel een solide basis gelegd.
Een bijkomend, maar niet minder belangrijk resultaat is dat we een prettige en waardevolle samenwerking met de gemeente hebben opgebouwd, waarin we nog steeds gezamenlijk werken aan toekomstige begraafplaatsen.
Heb je vragen over dit project of ben je benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact op met mij.
Maartje Geurtz
