‘Mijn man is overleden en we willen hem begraven in het graf naast zijn ouders. Is dat graf nog vrij?’ ‘Ik wil graag het graf van mijn tante laten ruimen en de stoffelijke resten laten cremeren. Hoe kan ik dat regelen?’ ‘De grafsteen is beschadigd geraakt bij werkzaamheden. Kunt u me helpen dit te repareren?’
Zomaar wat vragen die de medewerkers van onze BegraafplaatsAdministratieService (BAS) dagelijks beantwoorden. Dat doen ze voor diverse gemeenten, vaak al jarenlang. Maar naast het beantwoorden van vragen, omvat onze BAS tal van administratieve werkzaamheden zoals het verwerken van aanvragen voor begraven, aanschrijvingen versturen bij verlopen graftermijnen en het digitaliseren van de begraafplaatsadministratie.
Gemeenten worstelen veelal met de begraafplaatsadministratie. Achterstanden wegwerken, processen verbeteren, een passende applicatie kiezen én zorgen voor continuïteit in de uitvoering, het komt er vaak allemaal ‘even’ bij. De begraafplaatsadministratie is vaak geen fulltime functie, het werk is vaak ad hoc en lastig te plannen. Dat maakt het lastig om de juiste invulling te vinden.
Onze aanpak / Onze oplossing
KYBYS ondersteunt deze gemeenten met haar Begraafplaats Administratie Service: flexibel, deskundig en direct inzetbaar. Dat kan tijdelijk zijn, bijvoorbeeld tijdens piekmomenten of afwezigheid. Maar ook structureel, waarbij we de gehele begraafplaatsadministratie overnemen.
Onze BAS bestaat uit een team van meerdere medewerkers die gespecialiseerd zijn in de begraafplaatsadministratie. Zij houden zich hier dagelijks mee bezig, staan in contact met nabestaanden, regelen begrafenissen, werken met diverse applicaties en zijn goed op de hoogte van relevante wet- en regelgeving omtrent begraafplaatsen. Dankzij deze specialistische kennis is een inwerkperiode niet nodig, KYBYS kan direct inspelen op de vraag.
Naast de administratieve taken bezoeken we elke twee maanden de begraafplaatsen. We controleren of alles nog netjes is en of afspraken met de buitendienst en/of aannemer worden nagekomen, en bekijken bijvoorbeeld na een ruiming of dat goed is verlopen.
Met onze BAS ontzorgen we gemeenten in de begraafplaatsadministratie. KYBYS denkt mee over de hulpvraag en levert administratie ondersteuning op maat. Tijdelijke vervanging, opleiden van personeel, helpen bij actualiseren van gegevens of de volledige administratie: alles is mogelijk!
Vertrouwd, betrokken en praktisch advies waar nodig.
Bij KYBYS doen we meer dan alleen ontzorgen. We bouwen graag aan een duurzame, prettige samenwerking met gemeenten. Al ruim 10 jaar verzorgen we de begraafplaatsadministratie voor onder andere de gemeenten Boekel en Waalre. Iets waar wij trots op zijn!
Heb je vragen over dit project of ben je benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact op met mij.
Maartje Geurtz
