Voor de gemeente Houten hebben we afgelopen maanden met veel plezier de administratie overgenomen tijdens het zwangerschapsverlof van hun medewerker. Vanaf juni tot november hebben we de dagelijkse taken uithanden genomen. Zo regelden we de administratieve afhandeling van begrafenissen, stonden we nabestaanden te woord, schreven we graven met verlopen graftermijnen aan en verstrekten we vergunningen voor grafmonumenten. We zorgden voor de verwerking van uiteenlopende verzoeken en hielden de administratie nauwkeurig bij. Dankzij een goede voorbereiding en de proactieve samenwerking tussen de gemeente en KYBYS verliep alles soepel.
Naast deze dagelijkse werkzaamheden hebben we kritisch gekeken naar de werkprocessen. We hebben waar mogelijk verbeteringen doorgevoerd om het werk efficiënter en eenvoudiger te maken voor de gemeente. Ook hebben we de beheersverordening geactualiseerd, meegedacht over de exploitatie en beleidswijzigingen besproken. Daarbij hebben we inzicht gegeven in de toekomstige behoefte en capaciteit van de begraafplaatsen. Onze rol was vooral gericht op het ontzorgen van de gemeente en het creëren van vertrouwen, zodat de medewerker na haar verlof moeiteloos kon instromen en de beheerder en andere collega’s probleemloos hun werkzaamheden konden voortzetten.
Een mooie afsluiting van een succesvolle samenwerking was de Merci-doos die we als bedankje voor onze inzet ontvingen. Een trotse verdienste die we graag met de collega’s wilden delen—ware het niet dat de doos halverwege de parkeerplaats al was opgegeten door onze collega’s Merel van den Bosch en Maartje Geurtz… (iets van een hand voor mond smiley oid) (zie de foto als bewijs).
Met een succesvolle tijdelijke overname van de administratie en een halve doos Merci later, hebben we de gemeente Houten met veel plezier ondersteund. Heeft uw gemeente ook tijdelijk extra handen nodig, of kunnen uw processen wel een frisse blik gebruiken? KYBYS staat voor u klaar!