'KYBYS helpt bij harmonisatie van begraafbeleid na gemeentelijke fusie'

De gemeenten Loppersum, Appingedam en Delfzijl fuseerden in 2021 tot de gemeente Eemsdelta. Deze fusie bracht een uitdagende taak met zich mee: het harmoniseren van het begraafplaatsbeleid, inclusief tarieven. KYBYS werd door de gemeente gevraagd een harmonisatieplan gemeentelijke begraafplaatsen op te stellen. Projectleider Merel van den Bosch en senior adviseur Maartje Geurtz gingen met deze opdracht aan de slag.

De eerste stap was het verkennen van de bestaande beleidsregels en tarieven. Tijdens deze verkenning werd duidelijk dat de uitgiftetermijnen, de tarieven en het onderhoudsniveau per voormalige gemeente sterk verschilden. De tweede stap was inzicht krijgen in de opbouw van de tarieven, de kostprijs en de tarieven van de omliggende gemeentes. Dit hebben we met behulp van de KYBYS tarieventool inzichtelijk gemaakt. De derde stap was keuzes maken in de beleidsregels. Dit hebben we samen met een projectteam vastgesteld. Uiteindelijk zijn alle inzichten, analyses en keuzes verwerkt in een harmonisatieplan. Daarnaast hebben we de nieuwe beheersverordening, uitvoeringsbesluit en tarieventabel opgesteld.

Collega’s Merel en Maartje werkten in het project nauw samen met Oebele Elverdink, beleidsadviseur beheer openbare ruimte van de gemeente Eemsdelta. Hij deelt graag zijn ervaringen met KYBYS binnen het project.

“Hoe ben je bij KYBYS terechtgekomen?”

,,Via een collega die in het verleden samen heeft gewerkt met KYBYS. Het was natuurlijk wel een redelijke afstand tussen Boxtel en Delfzijl, maar ik heb het niet als een probleem ervaren. Merel en Maartje zijn hier een paar keer geweest op de begraafplaatsen en voor fysiek overleg. Merel heeft nog een toelichting gegeven aan de gemeenteraad over het harmonisatieplan. Daarnaast hebben we fijn contact gehad via telefoon, e-mail en Teams. De afstand was zeker geen obstakel.”

“Wat was je eerste reactie toen je hoorde over het initiatief om de gemeenten Loppersum, Appingedam en Delfzijl te laten samensmelten tot de nieuwe gemeente Eemsdelta?”

,,Ik ben net na de herindeling bij de gemeente gekomen, in april 2021. De herindeling was toen al een feit. Ik werkte hiervoor bij landschapsbeheer in Groningen en werkte in die rol samen met de drie gemeenten. De samenwerking tussen de drie afzonderlijke gemeenten was er toen al.”

“Hoe heeft het proces van het harmoniseren van het begraafbeleid en -tarieven uiteindelijk plaatsgevonden?”

,,Ik ben er heel blij mee, vooral met het fijne contact en de samenwerking. Merel en Maartje hadden al snel door wat de opdracht was die we voor ogen hadden. Na een gemeentelijke herindeling heb je twee jaar de tijd om de cruciale beleidsstukken en verordeningen te harmoniseren. We werden ermee geconfronteerd dat we per 1 januari 2023 een nieuwe verordening moesten opstellen die voor de gehele gemeente zou gelden. Omdat we het in de tijd niet zouden halen om alles meteen te harmoniseren is er voor gekozen een tijdelijke verordening te maken die voor de hele gemeente gold, maar wel met de aparte regels er nog in. Daarna hebben we de tijd genomen om beleidskeuzes te maken. Daarom is eerst een harmonisatieplan opgesteld en kan per 1 januari 2024 een nieuwe verordening ingaan”.

“Wat waren de specifieke uitdagingen tijdens dit gehele proces?”

,,De verschillen tussen de voormalige gemeenten waren groot, met name de tarieven. Als je het recht wilt trekken, zal het voor de ene gemeente wat voordeliger uitpakken dan voor de andere. Het was een pittige klus, hoewel het wel gemakkelijker werd door de tarieventool van KYBYS. Dat heeft ons heel erg geholpen om nieuwe tarieven te berekenen.”

“Heb je tijdens het proces bepaalde momenten ervaren waarop meningen tussen collega’s uiteenliepen? Hoe zijn deze meningsverschillen overwonnen?”

,,Ik heb hier geen problemen mee ervaren. Ik ga over het beleid en je hebt een beheerder voor het groen, maar ook een beheerder voor de begraafplaatsen. Ik vond dat we elkaar versterkten, omdat we allemaal hetzelfde doel voor ogen hadden.”

“Wat is je algemene indruk van de samenwerking met Merel en Maartje tijdens dit project? Heeft hun betrokkenheid het besluitvormingsproces makkelijker gemaakt?”

,,Alle inzet die zij hebben getoond, hadden wij zelf nooit kunnen doen. De samenwerking tussen Merel en Maartje was altijd gezellig en fris en zorgde voor goede inzichten. Ook onderling had ik altijd het idee dat het goed ging. Maartje werkte meer achter de schermen en Merel meer aan de voorkant met ons. Het was heel deskundig, wat wij zeker belangrijk vonden. Ze hebben allebei veel verstand van deze materie, wat ik niet had. Ik zou KYBYS aanraden aan anderen, en als we een vervolgvraag hebben, komen we zeker terug bij KYBYS. Sowieso ligt er al een vervolgvraag over de inrichting en kwaliteit van de begraafplaatsen tussen de drie voormalige gemeenten. We willen een plan maken om de kwaliteit te verbeteren en het beheer eenvoudiger te maken. Wel willen we dat elke begraafplaats zijn eigen karakter behoudt. Elke begraafplaats is namelijk uniek.”

“Zijn er nog verbeterpunten voor KYBYS”

,,Ik heb van tevoren al nagedacht over deze vraag, maar ik kan gewoon niet iets bedenken. Ik kijk gewoon heel positief terug. Ondanks de afstand is het gewoon goed gegaan en hielden we het contact warm. We maakten snelle afspraken en kregen snel reactie. Als het nodig was, waren jullie hier, dus dat was fijn.”

“Als het nieuwe beleid is geïmplementeerd, hoe denk je dat dit de begraafplaatsen zal beïnvloeden?”

,,We hebben een capaciteitsberekening gemaakt om te kijken hoeveel ruimte er is voor de komende vijftig jaar. Het is fijn om dit plan nu te hebben om later keuzes te maken.”

“En wat betekent dit voor de inwoners van Eemsdelta?”

,,We hebben een informatieavond voor de gemeenteraad gehouden waarin we hebben uitgelegd hoe de tarieven tot stand zijn gekomen. Aanwezigen waren vooral onder de indruk door de omvang van het project en we hebben eigenlijk niet echt kritische opmerkingen gehoord. Toch gaan de grafrechten in de ene voormalige gemeente dalen en bij de andere voormalige gemeente stijgen. Hoe dit bij de inwoners gaat vallen weten we niet. Maar dit is wel een verschil met bijvoorbeeld het betalen van belasting. Dit is geen structurele last. Je komt er pas mee in aanraking op het moment dat je moet begraven. Dan zie je dat de tarieven anders zijn.”