Wat mag je verwachten van een goede begraafplaatsadministratie?

“Waarom lopen jullie de verkeerde kant op?” riep de grafdelver in paniek naar de rouwende begrafenisstoet die aankwam lopen. Hij wees naar het graf dat hij had opengemaakt en waarin hij dacht dat de overleden echtgenoot van de overledene lag. Dezelfde initialen, dezelfde achternaam. Maar het verkeerde graf. Echt gebeurd.

Zoiets komt natuurlijk niet voor op een kleine dorpsbegraafplaats waar een krasse beheerder alles onthoudt. Je kent het type wel, zo’n onmisbare vrijwilliger die met hetzelfde gemak als waarop hij een steenhouwer of uitvaartondernemer te woord staat, een familieruzie voorkomt wanneer nabestaanden onderling onenigheid krijgen en hem om de beurt bellen met allerlei tegenstrijdige wensen. Helaas worden die vieve vrijwilligers steeds zeldzamer.

Ik ben begraafplaatsadviseur bij KYBYS en spreek regelmatig ambtenaren die het als een klusje naast al hun andere werkzaamheden erbij doen: het te woord staan van nabestaanden. Ik sprak ooit een applicatiebeheerder die tussen zijn helpdesktelefoontjes door huilende nabestaanden aan de lijn kreeg. Ook merk ik geregeld dat de begraafplaatsadministratie niet is zoals het hoort. Wanneer ik bijvoorbeeld vraag hoeveel lege graven er nog zijn, weten ze het vaak niet. Laat staan dat ze weten welke graven nog beschikbaar zijn. En dat terwijl de administratie de basis van je gegevens is. Je voorkomt fouten bij de uitgifte van een graf, genereert inkomsten, kunt goede plattegronden maken en je hebt zicht op je inkomsten.

Wat mag je verwachten?

Als begraafplaats-administrateur moet je kunnen bouwen op een stabiel, helder en compleet overzicht. Op je kennis van de Wet op de Lijkbezorging en andere juridische zaken rondom begraafplaatsen. Maar vooral ook op je communicatieve vaardigheden. Mensen in rouw reageren anders. Daar moet je mee om kunnen gaan. Als ze bellen hebben ze iemand nodig die snel de telefoon opneemt. Die dingen voor ze uit kan zoeken, snel antwoord kan geven. Soms hebben ze behoefte aan een luisterend oor.

Er zijn begraafplaatsen waar de administratie op een degelijke manier bijgehouden wordt. Waar nabestaanden altijd direct iemand te spreken krijgen die geduldig naar ze luistert. Waar ze binnen een dag antwoord krijgen op hun vragen. Ook zijn er begraafplaatsen die nog altijd kunnen vertrouwen op hun kwieke beheerder die alles weet en alles kan. Voor alle andere begraafplaatsen is er de Begraafplaats Administratie Service (BAS) van KYBYS.

We zorgen ervoor dat het helpen bij, of het overnemen van de begraafplaatsadministratie juridisch goed verloopt. We weten hoe we moeten omgaan met administratiekosten en belastingen die je wilt factureren en ontzorgen daarbij. We leveren altijd maatwerk. We versturen grafaktes en facturen. Bij het overnemen van het gehele beheer sturen we ook de grafdelver en het onderhoud aan. Maandelijks controleren we of alles nog naar wens is, en zoals het hoort.

De voordelen van onze BAS

We communiceren met nabestaanden, grafdelvers, steenhouwers en uitvaartondernemers en met onze ervaring, deskundigheid en empathie beantwoorden we alle voorkomende vragen.

We hebben een team van ervaren medewerkers die tijdens kantooruren de telefoon opnemen;

  • We zijn juridisch onderlegd;
  • We hebben uitgebreide kennis van begraafplaatsapplicaties zoals Key2Begraven, Uitvaartsuite en HTA BAM;
  • We kunnen inspringen bij ziekte of vakantie;
  • We kunnen helpen bij actualiseren en het volledig maken van de administratie;
  • We kunnen de hele administratie op ons nemen, van grafuitgifte tot factureren;
  • We geven advies, onder andere op het gebied van beleid, ruimen, uitbreidingen en exploitatie.

Bijna net zoals die vertrouwde, krasse dorpsbegraafplaatsbeheerder die alles weet en kan.

Ben je geïnteresseerd in een helpende hand? Mail of bel me dan bespreken we vrijblijvend de mogelijkheden.

Merel van den Bosch