Kunt u vertellen wat er is gerealiseerd voor de gemeente Koggenland?

Wij beschikken over 4,5 kunstgrasvelden verdeeld over 4 voetbalcomplexen. Mijn keuze voor KYBYS als partner voor dit project werd mede bepaald door een eerdere succesvolle samenwerking voor het opstellen van plan voor toekomstbestendig begraven in Koggenland.

KYBYS werd benaderd om de voorbereidende werkzaamheden voor de renovatie van de bestaande kunstgrasmatten op zich te nemen. Dit omvatte een grondige inventarisatie en het opstellen van een gedetailleerd rapport, waarin onderzoek werd gedaan naar de verschillende mogelijkheden voor de aanleg van de kunstgrasvelden. Het doel was om een weloverwogen keuze te kunnen maken voor bijvoorbeeld de infill van de velden. De keuze is kurk infill geworden.

Na deze fase heeft KYBYS ook de bestekvoorbereiding verzorgd zodat de werkzaamheden konden worden aanbesteedt aan geschikte partijen.

Waarom was deze renovatie van belang?

Tussen 2009 en 2011 werden er kunstgrasvelden aangelegd voor vier sportverenigingen binnen onze gemeente. Normaal gesproken gaan kunstgrasvelden ongeveer tien jaar mee, mits ze goed worden onderhouden. Sommige velden waren aan renovatie toe en voldeden niet meer aan de  keuringseisen van de KNVB. Dankzij zorgvuldig beheer hebben we de levensduur van de velden kunnen verlengen, maar we kregen steeds vaker klachten van sporters over onveilige situaties.

Uiteindelijk hebben we, vanwege de toenemende veiligheidsrisico’s en de noodzaak om de velden te vernieuwen, besloten om alle velden tegelijkertijd te vervangen. Dit besluit maakte het mogelijk om één keer een aanbesteding te organiseren en de voorbereidingen slechts één keer te treffen. De veiligheid van de sporters stond hierbij voorop.

Welke stappen heeft u doorlopen om de realisatie/renovatie tot werkelijkheid te brengen?

De politieke noodzaak om aanzienlijke middelen vrij te maken voor de vervanging van de kunstgrasvelden is evident. Een bedrag van 1,7 miljoen euro is beschikbaar gesteld voor dit project. Daarnaast was het essentieel om nauw contact te onderhouden met de betrokken sportverenigingen. Het tijdig en volledig informeren van hen over de processen was van groot belang.

Hierbij lag een belangrijke rol voor mij als tussenpersoon en als directievoerder van het project. Mijn verantwoordelijkheden omvatte het coördineren van communicatie met KYBYS om ervoor te zorgen dat alle benodigde documenten tijdig werden goedgekeurd en dat het budget werd bewaakt.

Hoe heeft KYBYS u ontzorgd bij deze stappen?

Het verloop van het project verliep uitermate soepel en dynamisch. Planningen werden nauwgezet gevolgd en afspraken werden punctueel nagekomen. In situaties waarin afwijkingen optraden, werd er tijdig en duidelijk gecommuniceerd, met heldere formuleringen om eventuele verwarring te voorkomen.

Wat was hier de grootste uitdaging en hoe heeft KYBYS u ondersteund om deze te verhelpen?

Het was van groot belang om de renovatie van de velden zo snel mogelijk te realiseren. Daarom was het plan om te starten tijdens de winterstop van 2023-2024, wanneer de sportverenigingen enkele weken rust hebben. Uiteindelijk zijn we begonnen in de tweede week van februari, wat een maand later was dan oorspronkelijk gepland. Desondanks is het een prestatie op zich dat we dit tijdspad hebben bewandeld.

Een andere uitdaging was het weer, hoewel dit natuurlijk buiten onze controle ligt. Gelukkig zijn we redelijk gezegend geweest met gunstige weersomstandigheden, wat heeft bijgedragen aan het succesvolle verloop van het project. Ook de keuze om droog zand op de velden te verwerken in plaats van regulier (nat) zand heeft bijgedragen aan een snellere uitvoering.

Eerder heeft KYBYS een project voor jullie uitgevoerd? Hoe zijn jullie destijds bij ons terechtgekomen?

Ik kwam bij KYBYS terecht door een artikel dat ik tegenkwam tijdens een zoektocht op internet. Het betreffende artikel, dat ging over begraafplaatsen, sprak mij toen direct aan en wekte mijn interesse om contact met jullie op te zoeken.

Hoe heeft u de gehele samenwerking ervaren?

Onze eerdere positieve ervaringen met KYBYS hebben ons ertoe geleid om opnieuw voor jullie te kiezen, en ook bij dit project werden deze positieve ervaringen bevestigd en benadrukt. Wat mij bijzonder aansprak, was de diepgaande kennis die jullie inbrachten, gecombineerd met een praktische aanpak, heldere communicatie en een uitstekende bereikbaarheid.

Een voorbeeld van jullie goede service was toen ik Stefan Rozema (projectleider sport bij KYBYS), wilde bellen, maar hij op dat moment niet beschikbaar was. Ik werd te woord gestaan door een collega die ik nog niet kende, maar die mij toch uitstekend kon helpen. Deze collega was volledig op de hoogte van mijn project, mijn rol daarin en de huidige status. Dit toont de mate van betrokkenheid en samenwerking binnen jullie team aan, waarbij iedereen goed op de hoogte is van elkaars werkzaamheden.

Daarnaast waardeerde ik de frequentie en kwaliteit van de communicatie gedurende het hele project. Er werd regelmatig contact gehouden om te informeren naar de voortgang en eventuele uitdagingen. Dit gaf mij het gevoel dat er een sterke betrokkenheid was van jullie kant.

Op basis van deze ervaringen is de kans groot dat we in de toekomst opnieuw voor KYBYS zullen kiezen, afhankelijk van het type project dat zich voordoet.